《把时间当作朋友》,第三章 管理,估算时间,做事拖延,直面困难,关注步骤,并行串行,感知时间,计划,列表

老绅士 2016-11-27 22:48:19

原本做的准备根本不能解决问题,因为“经过准备的就不再是问题”,而真正遇到的问题个个都是之前不曾想象或无法想象的,解决一个问题的同时往往会产生新的问题。

当一个任务对你来说是陌生的,那么在完成这个任务时,你会遇到许多“意外”,但其实这些“意外”之所以存在,只不过是因为你对这个任务还不熟悉,只有完整地执行一次任务,任务的属性由“陌生”变成“熟悉”之后,才有可能顺利解决这些“意外”。

想要提高估算时间的能力,就要从现在养成习惯:做任何事之前先判断其熟悉程度(或陌生程度),在据此判断估算完成任务所需要的时间。


所谓做事拖延,不是拖延着做事,而是拖延着不开始做事,这个问题的本质原因在于恐惧——无论事来自内部的,还是来自外部的。

来自内部的恐惧在于:只要开始做事,一个人就要面临做错、做不好的风险。很多人做事拖延不过是 “不求有功,但求无过”的心态在作祟。然而做事的时候一定会遇到困难,事情越有价值,困难就越具规模。遇到困难的时候 ,心平气和地面对就好,因为这是生活的常态。有时我们花费了很多时间和精力依然没能解决问题,却眼见别人轻松过关,这确实让人气馁。不过这也是生活的常态——在任何一个特定的领域,总有一些人比另一些人表现更好、费力更少。然而在大多数情况下,由4个字颇具道理并值得相信——勤能补拙。不过,真正相信这4个字的前提是“接受现实”,否则这4个字发挥不了任何实际作用。

来自外部的恐惧在于:过分在意外界的评价。人在自己做对、做好之前,通常已经了解做对、做好是什么样子。于是,无论是否做对、做好,人总觉得自己有能力判断别人是否做对、做好。所以,尽管自己不怎么样,却可以振振有词、理直气壮地评价别人做得对不对、好不好。这样看来,一个人一旦开始认真做事,被嘲弄、被耻笑的几率将远远高于被夸奖、被鼓励的几率。但事实上,那些真正能够做对、做好的人,绝不会随意打击、嘲弄别人,因为他们是做对过、做好过的人,他们一路走来,心里非常清楚做多、做好有多么不易,所以他们会不吝一切机会去鼓励那些尝试做事情的人。虽然,那些能真正做对、做好的人有时会给出负面评价,但这些评价通常是“建设的负面评价”,并不是为了获得优越感而发出的嘲弄。


效率低下的根本原因是:回避困难。

人做事的动机往往来自两个截然相反的原因:奖励与惩罚。人都喜欢被奖励,讨厌被惩罚。从最浅的层面上看,尽力做能够获得奖励的事情显然是划算的,回避做可能招致惩罚的事情显然是合理的。然而,从另一个层面上看,接受惩罚往往是积累经验的起点,甚至是唯一的起点。


任何任务都起码具有3个属性:何事(What)、何因(Why)、何法(How)。做任何事都要考虑:内容(What)、原因(Why)、方法(How)。

在大多数情况下,这3个方面中最为关键的实际上不是内容,也不是原因,而是方法。因为原因常常不言自明,而方法却并非唾手可得。

在做任何事情之前,通过关注“方法”去反复拆分任何任务,最终确认每个子任务都是可以完成的,这是一个人不可或缺的功课。


在一般情况下,“提高效率”指的就是“原本只能串行完成的两个任务现在可以并行完成”。

并行两个任务的一个重要前提是执行者足够了解这两个任务,且对自己有足够清醒的认识,即,对执行者来说,这两个任务是是“主动并行”的。被动并行任务往往只能使效率变得更为低下。

当一个任务比较庞大,需要花费为多个步骤或者多个子任务的时候,多这些子任务之间的关系需要仔细甄别。甄别后,可能因此产生若干个行动方案,而针对这些行动方案可能需要反复衡量才能找到最佳方案。

提高效率的另一个方法是切分自己的时间,把一个长的时间段切分成多个时间片,每个时间片只能做一件事,时间到就“挂起”,无论是否做完,然后做下一件事,把所有事情的一部分依此完成后,重新循环(与“番茄工作法”类似)。这在任务太多、时间太紧的情况下比较实用。


既然管理时间是不可能的,那么解决方法就只能是:想尽一切办法真正了解自己、真正了解时间、精确感知时间,而后再想尽一切办法使自己及自己的行为与时间“合拍”,“与时间做朋友”。

每天记录时间开销,制定时间预算表。

判断一项任务是否“真的重要”其实只需要一个标准:这项任务的完成是否确实对达成目标有益。

无用的事情,哪怕非常有趣,都不应该去做;而有用的事情,哪怕非常无趣,都应该去做。


我们不是计划去失败,而是失败地计划。

所有真正执行到底的计划,都是因为其目标现实可行。

在行动过程中,如果发现既定的目标确实是不现实、不可行的,那么“半途而废”不仅不意味着失败,反而意味着决策者的无比理智。

长期计划是需要通过实践才能习得的能力。

雾里看花,谁都看不清楚,但只要不停地往前走,早晚可以走到一个鲜花盛开的地方,在那里,无论雾有多大,我们总是可以看到那些“花”,因为距离已经足够近了。

计划固然重要,行动更为重要。

没有必要做计划的原因有两个:一、任务其实非常简单,二、初始状态下,我们往往没有能力去制定合理有效的计划。


列表没必要工整。列表一定要随手可及。有新的想法可以写在下一阶段任务列表上。给每个任务制定一个核对列表。列表一旦开始运作,就一定要执行到底。

走向成功的过程就好比项目的起点是南极,而终点在北极——无论最初往哪走,只要中途不改变方向,早晚会到达终点。但是,如果中途改变过方向,更极端的——经常改变方向,就怎样也无法到达终点,甚至可能返回起点。